Zálohová a proforma faktura patří mezi nejčastěji zaměňované pojmy v celé fakturaci. Není divu — v běžné praxi se používají skoro zaměnitelně a řada účetních programů i podnikatelů mezi nimi nedělá ostrou hranici. Přesto se hodí vědět, k čemu každá slouží, co znamenají pro DPH a proč ani jedna z nich není „ostrá" faktura.
V tomhle článku si oba doklady vyjasníme prakticky: co mají společného, čím se liší, jak na ně navazuje daňový doklad a přidáme vzor obojího. Pokud teprve začínáte, mrkněte i na náš přehled fakturace pro OSVČ, kde najdete základní náležitosti faktury.
Ani zálohová, ani proforma faktura není daňový doklad
Nejdůležitější věc na úvod: zálohová ani proforma faktura není účetní ani daňový doklad. Ani jedna z nich není definovaná v zákoně o účetnictví nebo v zákoně o dani z přidané hodnoty (zákon č. 235/2004 Sb.). Jde o pouhou výzvu k platbě — dokument, kterým dodavatel žádá o úhradu, obvykle ještě před dodáním zboží nebo služby.
Z toho plynou dva zásadní důsledky:
- Sama o sobě nevstupuje do účetnictví jako zdanitelné plnění. Zálohová faktura, kterou dostanete od dodavatele, se nezaúčtuje jako náklad — do účetnictví vstupuje až doklad, který dodavatel vystaví po zaplacení.
- Její vystavení nespouští DPH. I když jste plátce DPH, samotným vystavením zálohové nebo proforma faktury vám nevzniká povinnost odvést daň. Ta se váže až na přijetí platby, ne na vystavení výzvy — k tomu se dostaneme níž.
Právě proto na zálohové ani proforma faktuře nemá být DPH vyčíslené „k odvodu" jako na běžné faktuře. Nejde o daňový doklad, takže si na jejím základě neodečtete DPH na vstupu ani neodvedete DPH na výstupu.
V čem se zálohová a proforma faktura liší
Teď to hlavní — a zároveň nejméně ostré. V českém právu není rozdíl mezi zálohovou a proforma fakturou pevně definovaný, takže se hranice mezi nimi v praxi rozmazává. Přesto se ustálila zhruba tahle konvence:
- Zálohová faktura je výzva k úhradě zálohy, tedy části ceny, jejíž konečná výše ještě nemusí být přesně známá. Typicky když chcete část peněz předem, než se pustíte do práce.
- Proforma faktura je „předběžná" faktura obvykle na celou, předem známou částku. Často se používá při platbě předem nebo v zahraničním obchodě, kde slouží jako podklad k úhradě před dodáním.
V praxi ale spousta lidí i programů oba pojmy zaměňuje a označení volí spíš podle zvyklostí než podle zákona. Podstatné je, že se obě chovají stejně — jsou to výzvy k platbě, ne daňové doklady.
Kdy zálohovou fakturu využít
Zálohová i proforma faktura dávají smysl všude tam, kde chcete mít část peněz jistou dřív, než odvedete práci nebo odešlete zboží. Typicky se hodí:
- u větších zakázek, kde si chcete pokrýt náklady na materiál nebo nástroje ještě před začátkem,
- u nových klientů, které zatím neznáte a chcete snížit riziko nezaplacení,
- při platbě předem u e-shopů nebo služeb objednaných na dálku,
- v zahraničním obchodě, kde proforma faktura slouží jako podklad k platbě.
Pro OSVČ je záloha často jednoduchý způsob, jak si ohlídat cash flow — nemusíte financovat celou zakázku z vlastní kapsy a čekat týdny na doplatek.
| Vlastnost | Zálohová faktura | Proforma faktura |
|---|---|---|
| Účel | Úhrada zálohy (části ceny) předem | Úhrada předem, obvykle celé částky |
| Typická výše | Část konečné ceny | Celá, předem známá částka |
| Je daňový doklad? | Ne | Ne |
| Spouští DPH vystavením? | Ne | Ne |
| Vstupuje sama do účetnictví? | Ne | Ne |
| Čím je nahrazena po platbě | Daňovým dokladem k přijaté platbě (plátce) nebo konečnou fakturou (neplátce) | Stejně jako u zálohové |
Jak to funguje u plátce DPH
U plátce DPH je klíčový okamžik přijetí platby, ne vystavení faktury. Postup vypadá takhle:
- Vystavíte zálohovou (nebo proforma) fakturu — žádná DPH se zatím neřeší.
- Odběratel ji zaplatí. Dnem přijetí úplaty vám podle § 20a zákona o DPH vzniká povinnost přiznat daň — pokud je plnění dostatečně určité, tedy je známé zboží nebo služba, sazba daně i místo plnění.
- Do 15 dnů od přijetí platby musíte podle § 28 vystavit daňový doklad k přijaté platbě. Teprve tenhle doklad — ne zálohová faktura — obsahuje DPH a vstupuje do evidence.
- Po dodání vystavíte konečnou (zúčtovací) fakturu na celou cenu, od které odečtete už zaplacenou zálohu i DPH, kterou jste z ní přiznali. Doplatíte tak jen rozdíl.
Existují výjimky, kdy se DPH z přijaté zálohy nepřiznává — třeba když plnění není v okamžiku platby dostatečně určité, nebo jde o režim přenesení daňové povinnosti. V nejasných případech se vyplatí ověřit postup s účetní.
Příklad na číslech
Fakturujete zakázku, za kterou má klient nakonec zaplatit 50 000 Kč. Domluvíte si zálohu 20 000 Kč předem a vystavíte na ni zálohovou fakturu. Jakmile záloha dorazí na účet, jako plátce z ní přiznáte DPH — počítá se „shora", tedy z přijaté částky jako z ceny včetně daně — a do 15 dnů vystavíte daňový doklad k přijaté platbě. Po dokončení práce vystavíte konečnou fakturu na celých 50 000 Kč, na které zaplacenou zálohu 20 000 Kč odečtete. Klient tak doplatí jen zbývajících 30 000 Kč. Neplátce udělá totéž, jen bez řešení DPH.
A co neplátce DPH?
Pro neplátce DPH je celý proces jednodušší — žádnou daň neřešíte. Postup je:
- Vystavíte zálohovou nebo proforma fakturu.
- Odběratel zaplatí.
- Po dodání vystavíte konečnou („ostrou") fakturu na celkovou částku a od ní odečtete zaplacenou zálohu.
Žádný daňový doklad k přijaté platbě neřešíte — ten se týká jen plátců DPH.
Co má zálohová a proforma faktura obsahovat
Přestože nejde o daňový doklad, měla by výzva k platbě obsahovat vše, co odběratel potřebuje k úhradě a k tomu, aby si doklad dohledal ve své evidenci:
- označení, že jde o zálohovou nebo proforma fakturu (ať je jasné, že to není konečná faktura),
- identifikaci dodavatele a odběratele (jméno nebo firma, IČO, adresa),
- číslo dokladu a datum vystavení,
- datum splatnosti,
- popis zboží nebo služby a částku k úhradě,
- číslo bankovního účtu a variabilní symbol (ideálně i QR platbu),
- poznámku, že se nejedná o daňový doklad.
Formální náležitosti daňového dokladu podle § 29 zákona o DPH řeší až daňový doklad k přijaté platbě, respektive konečná faktura — ne tahle výzva k platbě.
Vzor zálohové faktury
Takhle může vypadat jednoduchá zálohová faktura neplátce DPH na část ceny zakázky:
| Označení dokladu | Zálohová faktura č. 2026-Z-001 |
|---|---|
| Dodavatel | Jan Novák, IČO 12345678, Dlouhá 5, Praha (neplátce DPH) |
| Odběratel | ABC s.r.o., IČO 87654321, Brno |
| Datum vystavení | 5. 7. 2026 |
| Datum splatnosti | 19. 7. 2026 |
| Popis | Záloha na tvorbu webových stránek (50 %) |
| Částka k úhradě | 15 000 Kč |
| Bankovní účet | 123456789/0100 |
| Variabilní symbol | 2026001 |
| Poznámka | Nejedná se o daňový doklad. |
Vzor proforma faktury
Proforma faktura vypadá skoro stejně, jen typicky zní na celou, předem známou částku:
| Označení dokladu | Proforma faktura č. 2026-P-014 |
|---|---|
| Dodavatel | Jan Novák, IČO 12345678, Dlouhá 5, Praha (neplátce DPH) |
| Odběratel | ABC s.r.o., IČO 87654321, Brno |
| Datum vystavení | 5. 7. 2026 |
| Datum splatnosti | 19. 7. 2026 |
| Popis | Platba předem za tvorbu webových stránek |
| Částka k úhradě | 30 000 Kč |
| Bankovní účet | 123456789/0100 |
| Variabilní symbol | 2026014 |
| Poznámka | Nejedná se o daňový doklad. |
Nejčastější chyby, kterým se vyhnout
- Uvádět DPH „k odvodu" na proforma nebo zálohové faktuře. Nepatří tam — DPH řeší až daňový doklad k přijaté platbě.
- Zaúčtovat zálohovou fakturu jako náklad nebo výnos. Sama o sobě do účetnictví nevstupuje.
- Zapomenout na daňový doklad k přijaté platbě (u plátce) do 15 dnů od přijetí platby.
- Zapomenout na konečnou fakturu, která zálohu zúčtuje. Bez ní zůstane plnění nevyfakturované a rozvahy nesedí.
Zálohovou i proforma fakturu vystavíte ve Facktuře
Facktura umí oba typy dokladů — zálohovou i proforma fakturu — a po zaplacení z nich snadno uděláte konečnou fakturu se správně odečtenou zálohou. Hlídá i české náležitosti a QR platbu, takže se nemusíte bát, že něco zapomenete.
Vyzkoušejte Facktura zdarma a vystavte první zálohovou fakturu za pár minut.